Telemunca, mod de organizare, legislatie specifica, contraventii, contract de munca, aspecte fiscale activitate de telemunca

Telemunca este forma de organizare a muncii prin care salariatul, in mod regulat si voluntar, isi indeplineste atributiile specifice functiei, ocupatiei sau meseriei pe care o detine, in alt loc decat locul de munca organizat de angajator, cel putin o zi pe luna, folosind tehnologia informatiei si comunicatiilor, iar telesalariatul este orice salariat care desfasoara activitate in conditiile prezentate mai sus.

Telemunca din punct de vedere legal nu trebuie confundata cu munca la domiciliu, desi este tot o forma de munca de acasa, iar termenul cel mai folosit cand vine vorba de telemunca este munca la domiciliu.

Legislatie telemunca

  • Legea telemuncii – 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca
  • Legea 53/2003 – Codul muncii

Acte necesare activitatii de telemunca

Telemunca se bazeaza pe acordul de vointa al partilor.

Contract individual de munca si daca este cazul act aditional la contractul individual de munca.

Pentru contractele noi de munca contract individual de munca. Pentru contractele existente act aditional la contractul de munca.

In cazul in care un angajat a lucrat in conditii normale la sediul angjatorului, iar din cauza epidemiei de covid sau din alte motive acesta trebuie sa lucreze in regim de telemunca, pentru a fi in legalitate angajatorul trebuie sa incheie un act aditional la contractul de munca si sa il inregistreze in Revisal.

In actul aditional se va stabili exact perioada de telemunca si perioada de lucru la sediul angajatorului.

Programul de lucru

Programul este stabilit impreuna cu angajatorul.

Munca suplimentara

Telesalariatul poate lucra suplimentar doar dupa ce isi da acordul in scris la cererea angajatorului.

Locul desfasurarii, perioada si modul de desfasurare a activitatii de telemunca

Desfasurarea activitatii se face in alt loc decat cel organizat de angajator (de acasa sau alt loc), iar modul de deafasurare este folosind tehnologia informatiei si comunicatiei. Specificul telemuncii este dat de procesare, transformare, manipulare si difuzare de informatii.

Perioada de timp este determinata, cel putin o zi pe luna.

Exemple de meserii care se preteaza activitatii de telemunca

Analisti, programatori, informaticieni.

Verificarea si pontajul angajatilor

Angajatorul are dreptul de a verifica activitatea salariatului in conformitate cu programul si modalitatea de realizare a controlului asa cum a fost stabilit impreuna cu angajatul.

Avand in vedere tehnologia informatiei, angajatorul poate verifica prin programe informatice modul de desfasurare a activitatii (durata muncii, eficienta, rezultatele obtinute).

Daca activitatea de telemunca se desfasoara la domiciliul salariatului controlul se efectueaza cu notificare prealabila a salariatului si cu consimtamantul acestuia.

Pontajul se face conform cu ce este stabilit in contractul de munca

Obligatiile angajatorului

Angajatorul este obligat sa suporte cheltuielile cu tehnologia informatiei necesare pentru desfasurarea activitatii, dar si cheltuielile cu transportul materialelor necesare angajatilor.

  • de a asigura mijloacele aferente tehnologiei informatiei si comunicatiilor si/sau echipamentele de munca sigure necesare prestarii muncii, cu exceptia cazului in care partile convin altfel
  • de a instala, verifica si intretine echipamentul de munca necesar, cu exceptia cazului in care partile convin altfel
  • de a asigura conditii pentru ca telesalariatul sa primeasca o instruire suficienta si adecvata in domeniul securitatii si sanatatii in munca, in special sub forma de informatii si instructiuni de lucru specifice locului de desfasurare a activitatii de telemunca si utilizarii echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la schimbarea locului de desfasurare a activitatii de telemunca, la introducerea unui nou echipament de munca sau a oricarei noi proceduri de lucru.

Obligatiile telesalariatului

  • sa informeze angajatorul cu privire la echipamentele de munca utilizate si la conditiile existente la locurile desfasurarii activitatii de telemunca si sa ii permita acestuia accesul, in masura in care este posibil, in vederea stabilirii si realizarii masurilor de securitate si sanatate in munca, necesare conform clauzelor din contractul individual de munca, ori in vederea cercetarii evenimentelor;
  • sa nu schimbe conditiile de securitate si sanatate in munca de la locurile in care desfasoara activitatea de telemunca;
  • sa utilizeze numai echipamente de munca care nu prezinta pericol pentru securitatea si sanatatea sa;
  • sa isi desfasoare activitatea cu respectarea dispozitiilor privind obligatiile lucratorilor, asa cum sunt prevazute in Legea securitatii si sanatatii in munca nr. 319/2006, precum si in conformitate cu clauzele contractului individual de munca;
  • sa respecte regulile specifice si restrictiile stabilite de angajator cu privire la retelele de internet folosite sau la utilizarea echipamentului pus la dispozitie.

 SSM si SSU

Angajatorul are urmatoarele obligatii specific:

  • asigurarea mijloacele aferente tehnologiei informatiei si comunicatiilor si/sau echipamentele de munca sigure necesare prestarii muncii, partile putand conveni printr-un acord scris inclusiv sa fie utilizate cele proprii ale telesalariatului, cu specificarea conditiilor de utilizare
  • instalarea, verificarea si intretinerea echipamentului de munca necesar, cu exceptia cazului in care partile convin altfel
  • asigurarea conditiilor pentru ca telesalariatul sa primeasca o instruire suficienta si adecvata in domeniul securitatii si sanatatii in munca, in special sub forma de informatii si instructiuni de lucru, specifice locului de desfasurare a activitatii de telemunca si utilizarii echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la schimbarea locului de desfasurare a activitatii de telemunca, la introducerea unui nou echipament de munca, la introducerea oricarei noi proceduri de lucru.

Refuzul angajatului pentru activitatea de telemunca

Angajatul poate refuza sa lucreze in regim de telemunca, iar acest lucru nu este motiv de sanctionare disciplinara sau modificare unilaterala a contractului de munca.

Prin decretul presedintelui Romaniei 195/2020 privind instaurarea starii de urgenta, s-a introdus o derogare la legea 81/2018.

Astfel ca, daca inainte de starea de urgenta angajatul nu era obligat sa accepte telemunca, in stare de urgenta regimul de telemunca poate fi impusa unilateral de catre angajator.

Acest lucru reiese din aplicarea art. 48 din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, care reglementeaza in mod inechivoc faptul ca angajatorul poate proceda in situatii speciale, de forta majora, la modificarea temporara a felului si locului muncii, chiar fara consimtamantul salariatului, ca masura de protectie a acestuia, si a prevederilor exprese ale Decretului nr. 195/2020 potrivit carora institutiile si autoritatile publice centrale si locale, autoritatile administrative autonome, regiile autonome, societatile si companiile nationale si societatile la care statul ori o unitate administrativ-teritoriala este actionar unic sau majoritar, societatile cu capital privat introduc, acolo unde este posibil, pe perioada starii de urgenta, munca la domiciliu sau in regim de telemunca, prin act unilateral al angajatorului.

Decizia de prestare a activitatii de telemunca nu se ia la nivel colectiv fiind este emisa individual pentru fiecare angajat.

Ce trebuie sa contina contractul de telemunca?

Contractul de telemunca este reglementat prin legea telemuncii 81/2018 si legea 53/2003 –Codul Muncii.

Elementele obligatorii ale contractului de telemunca sunt (elemente obligatorii pentru orice contract de munca).

Lege 53/2003 – Codul Muncii (art.17)

  • identitatea partilor;
  • locul de munca sau, in lipsa unui loc de munca fix, posibilitatea ca salariatul sa munceasca in diverse locuri;
  • sediul sau, dupa caz, domiciliul angajatorului;
  • functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania sau altor acte normative, precum si fisa postului, cu specificarea atributiilor postului;
  • criteriile de evaluare a activitatii profesionale a salariatului aplicabile la nivelul angajatorului;
  •  riscurile specifice postului;
  • data de la care contractul urmeaza sa isi produca efectele;
  • in cazul unui contract de munca pe durata determinata sau al unui contract de munca temporara, durata acestora;
  • durata concediului de odihna la care salariatul are dreptul;
  • conditiile de acordare a preavizului de catre partile contractante si durata acestuia;
  • salariul de baza, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale, precum si periodicitatea platii salariului la care salariatul are dreptul;
  • durata normala a muncii, exprimata in ore/zi si ore/saptamana;
  • indicarea contractului colectiv de munca ce reglementeaza conditiile de munca ale salariatului;
  • durata perioadei de proba.

 Alte elemente specific ale contractului de munca – optionale- in functie de fiecare caz (art. 20 din Codul Muncii)

  • clauza cu privire la formarea profesionala
  • clauza de neconcurenta
  • clauza de mobilitate
  • clauza de confidentialitate

Elementele specifice nu sunt limitative. In functie de domeniul de activitate acestea pot varia de la caz la caz.

Elemente suplimentare aferente contractului de telemunca

Lg. 81/2018 – Privind reglementarea activitatii de telemunca

  • precizarea expresa ca salariatul lucreaza in regim de telemunca;
  • perioada si/sau zilele in care telesalariatul isi desfasoara activitatea la un loc de munca organizat de angajator;
  • locul/locurile desfasurarii activitatii de telemunca, convenite de parti;
  • programul in cadrul caruia angajatorul este in drept sa verifice activitatea telesalariatului si modalitatea concreta de realizare a controlului;
  • modalitatea de evidentiere a orelor de munca prestate de telesalariat;
  • responsabilitatile partilor convenite in functie de locul/locurile desfasurarii activitatii de telemunca, inclusiv responsabilitatile din domeniul securitatii si sanatatii in munca
  • obligatia angajatorului de a asigura transportul la si de la locul desfasurarii activitatii de telemunca al materialelor pe care telesalariatul le utilizeaza in activitatea sa, dupa caz;
  • obligatia angajatorului de a informa telesalariatul cu privire la dispozitiile din reglementarile legale, din contractul colectiv de munca aplicabil si/sau regulamentul intern, in materia protectiei datelor cu caracter personal, precum si obligatia telesalariatului de a respecta aceste prevederi;
  • masurile pe care ie ia angajatorul pentru ca telesalariatul sa nu fie izolat de restul angajatilor si care asigura acestuia posibilitatea de a se intalni cu colegii in mod regulat;
  • conditiile in care angajatorul suporta cheltuielile aferente activitatii in regim de telemunca.

Contraventii telemunca

Legea 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca prevede o serie de contraventii pentru intocmirea defectuoasa a contractelor de munca sau nerespectarea prevederilor legale.

  • nerespectarea dispozitiilor art. 5 alin. (2) lit. a) referitoare la obligatia de a prevedea in mod expres in contractul individual de munca sau in actul aditional la acesta prestarea unei activitati in regim de telemunca, cu amenda de 10.000 lei pentru fiecare persoana

Art.5, alin.2, lit a: a)precizarea expresa ca salariatul lucreaza in regim de telemunca

  •  desfasurarea activitatii in regim de telemunca fara respectarea prevederilor art. 3 alin. (1), cu amenda de 5.000 lei

Art. 3 alin. 1:

(1)Activitatea de telemunca se bazeaza pe acordul de vointa al partilor si se prevede in mod expres in contractul individual de munca odata cu incheierea acestuia pentru personalul nou-angajat sau prin act aditional la contractul individual de munca existent.

  •  nerespectarea prevederilor art. 4 alin. (2), cu amenda de 5.000 lei

Art. 4 alin. (2): (2)La solicitarea angajatorului si cu acordul in scris al telesalariatului cu norma intreaga, acesta poate efectua munca suplimentara.

  •  incheierea contractului individual de munca fara stipularea clauzelor prevazute la art. 5 alin. (2) lit. b)-j), cu amenda de 5.000 lei

Art. 5 alin. (2) lit. b)-j):

  1. b) perioada si/sau zilele in care telesalariatul isi desfasoara activitatea la un loc de munca organizat de angajator;
  2. c) locul/locurile desfasurarii activitatii de telemunca, convenite de parti;
  3. d) programul in cadrul caruia angajatorul este in drept sa verifice activitatea telesalariatului si modalitatea concreta de realizare a controlului;
  4. e) modalitatea de evidentiere a orelor de munca prestate de telesalariat;
  5. f) responsabilitatile partilor convenite in functie de locul/locurile desfasurarii activitatii de telemunca, inclusiv responsabilitatile din domeniul securitatii si sanatatii in munca in conformitate cu prevederile art. 7 si 8;

g)obligatia angajatorului de a asigura transportul la si de la locul desfasurarii activitatii de telemunca al materialelor pe care telesalariatul le utilizeaza in activitatea sa, dupa caz;

  1. h) obligatia angajatorului de a informa telesalariatul cu privire la dispozitiile din reglementarile legale, din contractul colectiv de munca aplicabil si/sau regulamentul intern, in materia protectiei datelor cu caracter personal, precum si obligatia telesalariatului de a respecta aceste prevederi;
  2. i) masurile pe care ie ia angajatorul pentru ca telesalariatul sa nu fie izolat de restul angajatilor si care asigura acestuia posibilitatea de a se intalni cu colegii in mod regulat;
  3. j) conditiile in care angajatorul suporta cheltuielile aferente activitatii in regim de telemunca.
  • nerespectarea prevederilor art. 7 lit. a) referitoare la obligatia angajatorului de a asigura mijloacele aferente tehnologiei informatiei si comunicatiilor si/sau echipamentele de munca sigure necesare prestarii muncii, cu exceptia cazului in care partile convin altfel, cu amenda de 2.000 lei

Art. 7 lit. a): sa asigure mijloacele aferente tehnologiei informatiei si comunicatiilor si/sau echipamentele de munca sigure necesare prestarii muncii, partile putand conveni printr-un acord scris inclusiv sa fie utilizate cele proprii ale telesalariatului, cu specificarea conditiilor de utilizare;

  •  nerespectarea prevederilor art. 7 lit. b) referitoare la obligatia angajatorului de a instala, verifica si intretine echipamentul de munca necesar, cu exceptia cazului in dare partile convin altfel, cu amenda de 2.000 lei;

Art. 7 lit. b): sa instaleze, sa verifice si sa intretina echipamentul de munca necesar, cu exceptia cazului in care partile convin altfel;

  • nerespectarea prevederilor art. 7 lit. c) referitoare la obligatia angajatorului de a asigura conditii pentru ca telesalariatul sa primeasca o instruire suficienta si adecvata in domeniul securitatii si sanatatii in munca, in special sub forma de informatii si Instructiuni de lucru, specifice locului de desfasurare a activitatii de telemunca si utilizarii echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la schimbarea locului de desfasurare a activitatii de telemunca, la introducerea unui nou echipament de munca, la introducerea oricarei noi proceduri de lucru, cu amenda de 2.000 lei.

Art. 7 lit. c): sa asigure conditii pentru ca tetesalariatul sa primeasca o instruire suficienta si adecvata in domeniul securitatii si sanatatii in munca, in special sub forma de informatii si instructiuni de lucru, specifice locului de desfasurare a activitatii de telemunca si utilizarii echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la schimbarea locului de desfasurare a activitatii de telemunca, la introducerea unui nou echipament de munca, la introducerea oricarei noi proceduri de lucru.

Fiscalitatea cheltuielilor cu telesalariatul

Cheltuielile suportate de telesalariariti pentru desfasurarea activitatii de telemunca (electricitate, apa, internet, caldura, intretinere) se deconteaza de societate in conformitate cu art. 5, alin. 2, pct. J din legea 81/2018.

In contractul de munca sau actual aditional la contract se va specifica conditiile in care si tipurile de cheltuieli suportate de societate.

Acestea reprezinta cheltuieli aferente activitatii de telemunca si nu reprezinta venituri impozabile pentru salariat cum sunt definite in Codul fiscal, la Venituri din salarii si asimilate salariilor.

Din anul 2021 angajatorii poate acorda telesalariatilor, o suma fixa lunara, in limita unui plafon de 400,00 lei pentru deducerea cheltuielilor pe care acestia le au in desfasurarea activitatii de telemunca, cf. legii 296/2020 – pentru modificarea si completarea codului fiscal.

Art.  76 alineatul (4), litera w) – cod fiscal

“sumele acordate angajatilor care desfasoara activitati in regim de telemunca pentru sustinerea cheltuielilor cu utilitatile la locul in care angajatii isi desfasoara activitatea, precum electricitate, incalzire, apa si abonamentul de date, si achizitia mobilierului si a echipamentelor de birou, in limitele stabilite de angajator prin contractul de munca sau regulamentul intern, in limita unui plafon lunar de 400 lei corespunzator numarului de zile din luna in care persoana fizica desfasoara activitate in regim de telemunca. Sumele vor fi acordate fara necesitatea de prezentare a documentelor justificative.

Sumele sunt deductibile integral la calculul profitului impozabil, nu sunt considerate venituri assimilate salariilor, deci nu se retin contributii sociale si impozit pe profit.

Please follow and like us:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *